你是不是每天都很忙，却老是忙而无功？是不是感觉付出很多，得到的却只是老板的责骂？是不是没有一刻空闲，到总结时却说不出所完成的成果？
　　如果你已身心疲惫，但是一无所获，那么，你可能不是工作不努力，而是没有掌握提高工作效率的正确方法，在无意中浪费了你的生命。
　　下面的建议不是万能的“灵丹妙药”，但可以给你提高自己的工作效率提供一些有益的参考：

1、把所有工作划分成"事务型"和"思考型"两类，分别对待：

　　所有的工作无非两类：“事务型”的工作不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断；“思考型”的工作则必须你集中精力，一气呵成。
　　对于“事务型”的工作，你可以按照计划在任何情况下顺序处理；而对于“思考型”的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰的情况下去进行。
　　对于“思考型”的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃饭时想，睡不着觉的时候想，在路上想，上WC的时候想。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！

2，每天定时完成日常工作：

　　你每天都需要做一些日常工作，以和别人保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境，这些工作包括查看电子邮件，和同事或上级的交流，浏览你必须访问的 BBS，打扫卫生等等；这些常规的工作杂乱而琐碎，如果你不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。
　　处理这些日常工作的最佳方法是定时完成：在每天预定好的时刻集中处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！
　　除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览BBS，不要去找领导汇报工作，这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。

3，列出工作计划，并且用明显的方式提示你完成的进度：

　　记住：工作计划必不可少！这种计划并不是为了向某人汇报，也不是为了给自己增加压力，而是为了让你记住有哪些事情需要去做，而不是被无形而又说不清楚的工作压力弄得晕头脑涨，烦躁不以。
　　首先：在每周的开始列出本周的计划。计划的内容就是本周准备做哪些事情，除非是外界有严格时间限制的任务（例如周三必须向客户提交出产品文档），否则，周计划无须设定每项任务拟订的进行时间，也没有必要详细去说明任务的内容。你只需要一些提示，让你不回忘记本周要做的工作；
　　然后，每天早上列出时间表，从周计划中选择出当天想做的事，并安排具体时间去完成；列出所有需要打的电话，和每个电话的内容。这张时间表应该随时在你身边，一抬眼就能看到，它象一个忠实的助手，随时告诉你下一步工作的内容！
　　最后，必须进行工作计划的总结。很多人把工作总结想得很复杂，仿佛需要把所有完成的任务的完成情况和没有完成的任务的未完成原因都详详细细地书写出来。这是一个天大的误解！！其实，工作总结随时都在进行，方法简单之极：用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去！！另一种总结是在我们制定每日的时间表和每周的计划表时完成的，方法也十分简单：把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去！
　　你一定要明白，制定计划的根本目的不是给你施加任何压力，而是给你一个有序的、有准备的工作安排。因此，不要为未完成预定的任务而懊恼，而是记住这些任务，并且尽快安排去进行！同时，工作计划还会给你带来自信和成就感：当一个人看到面前成堆的任务被狠狠地划去，象征着这些敌人被征服和消灭，那就象是军人看到自己肩膀上的金星在一颗颗增加一样，是何等地畅快淋漓！

4，安排好随时可进行的备用任务，以不浪费你的时间

　　我们常常会遇到这样的情况：需要打开或下载某个网站内容，连网速度却慢得象爬虫；离预定好的约会还有半个钟头的空余时间；焦急地等待某人或某物，却不知道他（它）什么时候会到来；心情不好或情绪不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任务都已完成，而下班的时间还未到来。
　　通常，人们遇到这些情况时，会采用两种方法去对待：或者百无聊赖地等待，或者随便拿起一项工作来做。无所事事地等待是自杀的最好方法，因为你的生命会在你发蒙时一刻不停地流逝；而随便进行一项工作，最可能的结果是工作效率极其低下，在这段空白时间过完时必须放弃手头的没有完成的工作，下次再重新开始。
　　对待这样的空白时间最好的方法是：预先准备备用的任务，而利用这样的时间去进行（不是完成）它！这样的备用任务要求具备的特点是：不需要耗费大量的脑力去思考；随时可以开始，随时可以中断，并且下次可以继续进行；没有时间的压力，不必在某个时间非完成不可；能给自己带来一定的乐趣。这样的工作有：浏览报刊杂志，阅读有益的但是非专业的书籍，查看网络新闻，随意访问自己感兴趣的网站，对自己已完成的工作成果进行美化加工（例如整理文档，修饰绘图设计），整理文件，将顾客名单裁成小条等等。
　　 如果你安排好了这样的任务，你不光可以把这些需要等待的空白时间充分利用起来，并且你还可以有额外的惊人收获：整齐美观的文件柜，有价值的新闻或文章，或者在一年之内读完了巴尔扎克的全部小说！

5，不要犹豫和等待，立即行动；

　　这一条是对以上四条的重要补充：不要犹豫和等待，立即行动。没有任何工作会因为你回避它而自动消失，没有任何烦恼会因为你不去想而烟消云散。你没有别的选择，只能去面对，只能去迎接任何挑战。

B 提高工作效率的简要途径 

 

　　不管是主动还是被动，管理与技术员工都试图通过提高效率来缓解工作压力。加之现代人力资源管理的导向为效率优先，致使员工在完成工作指标的同时，不得不时刻首先考虑提高工作效率。在绩效管理的框架中，每个管理人员都必须是自己的时间管理者，以提高个人的绩效。

　　制定一份工作计划。对于技术与管理员工，制定计划的周期可定为一个月。但应将工作计划分解为周计划与日计划。每个工作日结束的前半个小时，先盘点一下当天计划的完成情况，并整理一下第二天计划内容的工作思路与方法。聪明的管理者会改尽力完成当天的工作，因为当天完不成的工作将不得不延迟到下一天完成。这样必将影响下一天仍至当月的整个工作计划，从而陷入明日复明日的被动局面。在制定日计划的时候，必须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到的100%，而应该制定在能力所能达到的80%。这是管理者工作性质决定的。因为，管理者每天都会遇到一些意想不到的情况，以及上级交办的临时任务。如果你每天的计划都是100%，那么，在你完成临时任务时，就必然会挤占你业已制定好的工作计划，原计划就不得不拖期了。久而久之，你的计划失去了严肃性，你的上级与会认为你不是一个很精干的员工。
　　将工作分类。分类的原则主要包括轻重缓急的原则，相关性原则，工作属地相同原则。轻重缓急包括时间与任务两方面的内容。很多时候管理者会忽略时间的要求，只看重任务的重要性，这样理解是片面的。相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待。因为管理本身是一项连续性的工作，任务可能是过去某项工作的延续，或者是未来某项工作的基础。所以，任务开始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作员工犹为重要。如果这一点处理的好，可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其它部门之间频繁接触。既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率，何乐而不为呢？
　　在规定的时间内完成约定的工作。管理人员在接收工作任务的同时，都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间与质量两个要求贯穿在完成任务的过程当中，并尽可能提前。将任务完成的时间定在提交任务成果的最后一刻是很不明智的，这与上面提到的计划的弹性是一脉相承的。因为，事情总不一味按个人主观设定前进。当应当提交的任务与临时的事项冲突时，就陷入了鱼与熊掌的被动状态。一个能每次按期完成工作任务的管理员工，即使不天天加班加点，即使不显得终日忙忙碌碌，也会让主管觉得你是一个让人放心的人，而不是天天追问你工作的进度如何了。
　　敦促过程管理者。因为某项工作会涉及多个部门或是岗位，假如让你来组织这项工作，你会怎么办？由于这项特定的工作有很多中间环节，所以增加了协调的难度。管理人员在组织某项工作时往往只偏重于自己本身所应完成的职责，将工作传递到相关工作部门与工作岗位之后便听之任之了。这样，你会发现工作总是不能按时完成。在检查工作结果的时候，所在的中间环节又各自抱怨给予他的时间太短了，或者是某个中间环节耽误的时间太久了等等。而工作结果只有一个，那就是你没有按期按质量完成工作，你的业绩等级被打了折扣。所以作为一名管理者，要把握工作的完整性。在事先给定各个中间环节完成工作时间的同时，要经常关注他完成的质量与进度，以免其中的某个或是某些环节影响整体工作进度。所以，作为一名组织者，你的职责不仅仅是将文件传递出去，更重要的是敦促你的中间环节处理者按你的要求及时完成分管职责。
　　有效地管理时间可以大大提高工作效率，所以对于时间管理的方法研究是永恒的，因为每个人只有有效地管理自己的时间才能有效地提高自己的绩效。

 

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C  1、选择合适的人进行工作决策

　　在对工作决策时，应该选择有相当技术能力或业务能力的员工进行决策。一些员工由于技术或经验的欠缺，在进行决策时，会对工作造成错误的指导。如果方向错了，做再多的工作也没有意义。

2、充分发挥办公设备的作用

　　许多工作，可能是因为电话、传真机等办公设备出现故障而耽误下来。有的公司没有传真机，收发一份传真需要走很长时间的路，这样自然无法提高工作效率。

3、工作成果共享

　　有时我们会发现，自己做的工作可能是其他员工已经做过的。有时查找一些资料，辛辛苦苦查找到了，结果发现另一位员工以前已经查找过了，如果当初向他咨询，就不必费这么大的劲了。将员工的工作成果共享，是一个很重要的问题。特别是对于员工较多的公司，这一点尤其显得重要。管理者可以利用部门的办公例会让大家介绍各自的工作情况；另外，对一些工作成果资料要妥善分类和保管，这些都能达到工作成果共享的目的。

4、让员工了解工作的全部

　　让员工了解工作的全部有助于员工对工作的整体把握。员工可以更好的将自己的工作与同事的工作协调一致。如果在工作中出现意外情况，员工还可以根据全局情况，做一些机动处理，从而提高工作的效率。

5、鼓励工作成果而不是工作过程

　　管理者在对员工进行鼓励时，应该鼓励其工作结果，而不是工作过程。有些员工工作很辛苦，管理者可以表扬他的这种精神，但并不能作为其他员工学习的榜样。否则，其他员工就可能会将原本简单的工作复杂化，甚至做一些表面文章，来显示自己的辛苦，获取表扬。从公司角度而言，公司更需要那些在工作中肯动脑子的员工。所以，公司应该鼓励员工用最简单的方法来达到自己的工作目标。总之，工作结果对公司才是真正有用的。

6、给员工思考的时间

D 如何提高工作效率

　　成功人士常常是有所得、有所失，我们所期望的生活是：做自己喜欢的工作，事业有成，同时有自己的时间去休息、锻炼、学习、和家人在一起。

　　有许多方法可以帮助我们提高效率，兼顾工作与生活，例如个人的工作习惯、依靠团队、建立完善的流程等，这里主要探讨个人效率问题。假设您提高20%的工作效率，每周工作5天，无需加班，就能获得6天的绩效。实际上，您的效率提高可能远远超过20%。

　　首先要明白，效率的关键在于良好的工作习惯，而不是学会一两个方法，这决非一日之功，但终有一天会实现。建议您进行以下训练：

建立工作列表

随时记下要做的工作，所有事情一目了然。注意：

• 区分轻重缓急，先做重要的事情，注重效率更注重效果。
• 设置并重视完成期限，就像对自己的承诺。
• 具体明确，如果太大就分解成简单的工作。

这一方法比较容易，大多数人都可以使用。

作用：

• 既减少记忆，又避免遗忘。
• 能快速着手工作。
• 有效利用琐碎时间。

 

利用日程安排

当工作列表上的工作很多，让你感到烦乱的时候，就要考虑使用日程安排了。

日程安排与工作列表的不同在于，工作列表只是说明要做什么，而日程还确定了按什么顺序去做，什么时间去做。养成制定日程的习惯有些难度。我们可以：

• 先从时间已确定的事务开始，例如会议、会面等。
• 逐渐培养日程安排能力，根据个人习惯，将事务安排在合适的时间。
• 不要安排得太满，留下必要的缓冲时间。
• 相似的工作在一起，尽量减少角色的变化。

特别要养成习惯，随时利用琐碎时间做一些琐碎的小事。

 

保持工作焦点和热情

每天早晨先确立今天的目标，让工作焦点清晰，然后以最大的热情地去做。

• 学会调整工作状态，用积极的意识去激发热情；
• 想办法避免干扰。各种兴趣爱好很影响工作状态，把它们放到合适的孤立的时间段，例如午餐之后午休之前，或者重要工作完成之后，不要放在重要时间段之前。

 

建立时间价值观念

心中清楚什么事情值得花时间去做。学会权衡和取舍。 把时间用于你的家庭、社交等方面，建立良好的家庭关系、人际关系，带给你的收获可能很高，不要轻视这些价值。更不要吝啬锻炼身体的时间。 而在许多时候，可以花钱买时间，例如偶尔不做晚饭了，去餐馆或叫份外卖。 看看你的时间价值几何 年收入 （万元） 年工作时间 （天） 日工作时间 （小时） 每天价值 （元） 每小时价值 （元） 3 250 6 120 20 5 250 6 200 33 10 250 6 400 66 你一天的有效工作时间有6个小时吗？ 但是省下的时间用于有价值的事情才体现了时间的价值。

 

遇到难题寻求帮助

　　有时我们会面临一些难题，如果您陷在一个思路中，可能会空耗时间，这时不妨同他人沟通一下，听听别人的见解，或许有更多的解决思路；

或者您对一个难题有了一个思路，也应该立即与他人沟通一下，验证思路。一般的，在前期发现问题比后期改正问题要节省数倍的时间精力。

 

分解复杂工作

　　如果遇到难题就一筹莫展，那就是在浪费时间。对复杂的工作，善于分解，分而治之。如果做不到，可以寻求他人的协助，或暂时搁置。

 

 

 

展开多个工作线索

　　在某一时刻，你需要集中精力专注于一件事情。但某一段时间，最好有多个工作线索，如同吃着碗里的，看着锅里的。有两种情况适合这种方式。

1. 遇到思路阻碍时可以暂时搁置，等经过酝酿之后有了思路再做，有些难题可能在你放松思考的时候会迎刃而解。
2. 提前考虑下一步工作思路，当前工作完成时，下一步的大思路也清晰了，可以立即着手去做，同时，开始思考再后一步的问题。

多个工作线索也可能使你思绪繁杂，这需要合理安排。

 

量化目标完成情况，不断改进

　　记录并量化工作完成情况（如果有工作列表就简单了）。用数字掌握自己的工作价值情况，然后：

• 改进，
• 改进，
• 改进。

例如从每天重复的事情中省时间：

1. 安排好上下班时间，找到最快的方案。如果您坐公交车，不妨观察一下发车规律，减少等待时间，同时也有效利用这段时间，例如听听有声资料。
2. 对下厨房的朋友，想办法怎么省时间。

将省下的时间用于有价值的事情，最好有一个列表，否则有时一下子想不起来现在可以做什么。

 

给自己适当的压力

　　适当的压力如果使人精力集中，反而会更轻松的解决问题。过大的压力让人烦躁，就会影响我们的身心健康了。但大多数情况，对压力的反应在于我们自己的意识，而责怪环境或公司肯定无济于事。所以，面对压力最好暗示自己，激发积极兴奋的心态。

　　如果公司采用了任务管理制度，使工作更透明，责任更明确，完成期限也作了明确规定，这会给人一种压力。应该适当利用这种压力，而不是消极抵制。养成高效的工作习惯于己于人都有利。

 

E 秘书如何提高工作效率？

秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：

　　做会议记录，写着写着笔没水了；

　　订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；

　　用胶水时，找不到刷子；

　　开会时间到了，找不到会议室的钥匙；

　　类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。

　　这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。

　　工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?

　　1、准备2支以上的笔，经常带在身上。

　　2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。

　　3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。

　　4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。

　　5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。

　　6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。

　　7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。

　　8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。

　　以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。

作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：

　　1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。

　　2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。

　　3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。

　　4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。

　　5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。

　　6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。

　　7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。

　　8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。

　　9、与本职工作有关的表格。

　　一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。

F新员工怎样才能提高工作效率

　　工作5年期不到的人，经常性的会抱怨工作任务多，没有时间学习。是不是没有时间呢？如果去问工作满五年的职员，他们总会说，工作就是工作，如果工作多了，就做快点，少了就做慢点，在那里没有事情做，会让领导说的。这里姑且不论老员工管理上的问题，但从新老职员的对话中，明显的可以看出，新职员说的没有时间学习，是因为工作效率不高造成的。
　　到底是那些因素导致新职员的工作效率低下，没有时间来学习呢？根据众多的新职员的表现看，主要有以下几个方面。

　　工作熟练度不够。
??
　　职场新人类，由于对工作的陌生，即使在一段时间后完全掌握了本岗位的工作技能，由于岗位的需要，不得不另外重新学其他的工作技能。在前几年时间内，由于将来发展的不确定性，期望多学点东西以提高自己的能力，也希望多学点东西以确定自己的职业导向。这直接导致了新新职员在职场上的各种技能的不熟练，自然导致工作速度不快，工作成绩不大了。
??
　　对于工作熟练度不足的问题，新人类，应该及早的确立自己的职业导向，将自己在某几个方面的能力迅速提高，使得自己在该方面的实务能力提高到最大，以节约时间。

　　时间概念不强。
??
　　职场新人类，普遍性的没有多少时间概念。看见事情就做，对自己的工作时间没有具体的安排，也不清楚自己的时间到底是怎么损失的，也不明白自己所花费的时间是否合理。拿到一份领导交代的任务，不明确自己能够多长时间做出来，没有潜意识里的强制性概念。
??
　　对于时间概念不强的问题，应该从2个方面着手进行处理。

　　1、了解自己的时间分配，找出浪费的原因，分析如何解决这个时间的浪费问题；

　　2、建立和强化时间概念，利用日程表记录每天的工作内容，要时刻清楚，这小时我干什么？

　　工作统筹能力不足。
??
　　这个能力的提高，是跟新人类在职场的时间的长短成正比的。这个能力的缺失使得新人类无法合理安排自己的工作，不能够按照事情的轻重缓急、进行合理的安排工作，往往导致一个任务没有完成，因为上司催促另一个任务，而放弃原来的任务赶紧完成上司的紧急任务，等上司的紧急任务完成了，自己第一个做的任务却因为时间长，又不得不重新清理思路导致时间的浪费。
??
　　针对工作统筹能力的提高，需要从以下几个方面着手处理。

　　1、先把已经确定时间的任务罗列出来，并根据已确定时间间隔安排其他工作；

　　2、逐步培养自己的日程安排能力，根据自己的喜好，将相应的任务安排在合适的时间段里；

　　3、相似的工作排在一起，尽量减少主观思维上的变化；

　　4、工作不要排的太满，始终给自己保留一定的弹性时间。

　　任务分解能力不足。
??
　　有些复杂的工作，工作多年的好手，会仔细的把这个复杂的工作进行拆解，并逐步分类，以各个完成。然而新人类并不具备任务分解的能力，这导致了缺乏思路无从下手，越想越繁杂，无法很好的系统的完成该项工作。
??
　　对于任务分解能力上的不足，这需要新人类时刻保有项目管理的概念，不论事情巨细大小，一律按照项目案来处理，抓到问题就分解，按类别来逐步逐步完成自己的工作，形成自己的任务分解能力。

　　实际上，这些能力具备了，新人类也步入了老人类的行列了。如果此时你问他的话，他也会象上面那样回答这个时间问题了。